Estrategias Para El Manejo Del Tiempo – 17 de 27

Estrategias de administración de tiempo – Módulo 17

Al inicio del seminario hablamos de las leyes mentales y de la ley de control. Dijimos que se tiene una opinión positiva sobre uno mismo en la medida en que se siente que controla su vida, y una opinión negativa sobre uno mismo en la medida en que siente que no la controla o en la medida en que siente que la controla en acontecimientos externos.

Ahora bien, en ningún plano resulta esto más importante como tema de discusión que en lo que se refiere a la administración de tiempo. Charles Hodge (especialista en el tema) ha elaborado una estupenda definición de la administración de tiempo, dice: “la administración de tiempo consiste en el control sobre la secuencia de los acontecimientos”. La mayor parte del estrés se deriva de la sensación de no tener control sobre las secuencias de acontecimientos.

Ahora bien, todas las personas con éxito practican para lograr una buena capacidad de administración de tiempo. Todas las personas que no tienen éxito no les practican ¡punto! Cada uno de nosotros dispone de 24 horas al día. Usted tiene 24 horas al día y yo tengo 24 horas al día. Sin embargo, el primer 20 por ciento de toda promoción académica; el primer 20 por ciento de toda industria; el primer 20 por ciento de todo grupo social, logran y obtienen el 80 por ciento de los premios; no porque tengan mayor talento, no porque tengan más capacidad, no porque tengan más habilidad o inteligencia o educación u oportunidad u otra cosa, sino, porque emplean mejor su tiempo.

A lo largo de este curso hemos venido hablando de las claves del éxito. Hemos dicho una y otra vez, que una de las más importantes claves del éxito es la autodisciplina. La… autodisciplina. Y sabemos que ninguno de nosotros tiene la suficiente. Pero, la autodisciplina tiene una aplicación específica; significa tener dominio sobre uno mismo, significa muchas cosas; significa centrar la mente en lo que uno desea y mantenerla alejada de lo que no desea; pero también significa autocontrol. Significa autocontrol en términos de tiempo, en términos de controlar la secuencia de los acontecimientos. Si uno no puede dominar su tiempo entonces es poco probable que llegue a lograr lo que es capaz de lograr en la vida.

En esta sesión deseo suministrarle siete claves para la administración de su tiempo. Yo dirijo unos programas monográficos de uno y dos días sobre administración de tiempo; puedo hablar durante horas sobre la administración del tiempo sin tener que hacer referencia a ningún apunte. He estudiado innumerables libros, he escuchado todas las cintas, he seguido todos los cursos. Voy a darles siete claves. Si siguen estas siete claves hasta que se conviertan en algo automático podrán duplicar la eficacia de su tiempo en un plazo muy breve.

De modo que vamos allá… Pero recuerden, la administración del tiempo es esencial.

Todos disponemos del mismo tiempo, la única pregunta es esta: ¿Qué hacemos con él? Y de esta cuestión se deriva el material que conforma nuestra vida.

El punto de partida para la administración del tiempo, el número 1 que he estado repitiendo una y otra vez es, metas claras y específicas. Metas claras… y específicas. ¿Saben cuánta gente pierde el tiempo porque no disponen de metas claras y específicas? No saben lo que hacen; al menos un 80 por ciento del tiempo desperdiciado se debe a que la gente no está segura de lo que debe hacer. No están seguros de lo que deben hacer, y si trabajan para una empresa no están seguros de lo que la empresa quiere que hagan.

De hecho, lo primero que hago cuando voy a una empresa es decirles: “lo que tienen que hacer es definir claramente las expectativas de cada persona y de cada puesto de trabajo”. Y saben, en muchos casos no saben cómo hacerlo. Metas claras y específicas. Si trabaja para una empresa, si trabaja para un jefe, lo primero que debería hacer es hablar con su jefe, preguntarle ¿qué es exactamente lo que espera de usted? Las cosas más importantes para cuyo desarrollo le han contratado; metas claras, específicas, definidas en términos de rendimientos, en términos de resultados ¿qué resultados desea?

De hecho, cuando uno fija sus metas, siempre debería preguntarse ¿qué resultados desea? En lugar de metas, pregúntese ¿qué resultados desea? Ahora bien, que quiero decir cuando digo resultados. He aquí un ejemplo perfecto: una persona dice: “quiero tener éxito en mi trabajo” ¿qué quiere decir esto? Pues, quiere decir que, el resultado que desea es un trabajo interesante, estimulante, bien pagado. A veces nos encontramos desarrollando un trabajo que no es ni interesante, ni estimulante y no logramos comprender por qué no podemos derivar ninguna satisfacción del mismo. O alguien nos dice: “quiero que mi relación funcione”; ¿qué están diciendo? Lo que está diciendo es que, el resultado que desean es ser felices en su relación. Y poco importa con quien sea uno feliz si el resultado está claro ¡que usted desea ser feliz en una relación! Otra cosa, alguien dice: “quiero ser, rico”. Bueno, usted dice: “¿qué quiere decir ser rico? ¿Qué aspecto tiene la riqueza? ¿Cuál sería su resultado si fuera rico, que sería necesario para lograr ese resultado?” Y luego uno empieza a observar y se dice: “pues bien, si tuviera una determinada cantidad de dinero podría hacer esto, podría hacer… lo otro, podría hacer lo de más allá”. Y  a veces sucede que es posible lograr ese resultado sin lograr ese tipo de adquisición económica. A veces, uno se da cuenta de que no puede lograr el resultado que desea de la vida si parte del trabajo que tiene. De modo que presten atención a los resultados; metas claras, específicas… escritas.

El paso número 2 es claro, planes escritos. Ya lo hemos dicho antes; planes claros por escrito. Y organicen sus planes si lo desean, como si fueran una lista de actividades; de modo, que sepan todo lo que tienen que hacer. Estas dos cosas solas. Si uno se toma tiempo para planificar, se dice que cada minuto dedicado a planificar, le ahorrará entre 5 y 15 minutos en la ejecución. Y la acción sin planificación, es la causa de casi todos los fracasos. La acción… sin planificación, es la causa de casi todos los fracasos.

De modo que, planes claros, por escrito y una lista clara de actividades sobre las que trabajar como ya hemos dicho en las anteriores sesiones.

El paso número 3 es, haga una lista. Todos los administradores de tiempo de éxito trabajan con listas. Ninguna persona sin éxito se molesta en hacer listas. Hagan una lista para cada día; hagan una lista para cada semana; hagan una lista para cada mes, sean elaboradores de listas crónicos. Cuando tengan una serie de cosas que hacer lo primero es tomar una hoja de papel y hacer una lista. Piensen sobre el papel. Todos los buenos administradores de tiempo piensan sobre el papel, hacen una lista de todo lo que tienen que hacer; no intentan retenerlo en sus mentes. Consoliden todos sus pensamientos, si tienen que lograr algo escriban cada cosa que van a tener que hacer para lograrla y a continuación empiecen a trabajar sobre su lista.

Denomínenla, su lista de “cosas que tengo que hacer”. Por cierto, el mejor momento para elaborar una lista es la noche anterior. Si elaboran una lista la noche antes, el subconsciente empezará a trabajar sobre ella mientras ustedes duermen y a la mañana siguiente a veces, el subconsciente ya la ha organizador, la ha procesado y se la devuelve y le resuelve los problemas mientras duermen.

Paso número 4, una vez que hayan elaborado una lista (y esta es la clave de la administración del tiempo) establezcan prioridades. Verán, uno nunca tiene bastante tiempo para hacerlo todo si vive una vida ocupada; pero, siempre tiene tiempo suficiente como para hacer lo importante si es que puede decidir ¿qué es?

Establecer prioridades significa utilizar la regla 80/20. La regla 80-20 dice que: “el 80 por ciento del valor de lo que uno hace, proviene del 20 por ciento de lo que uno hace”. Que si uno tiene una lista de 10 cosas que hacer, 2 de esas cosas valdrán lo mismo que todo el resto junto.  Establecer prioridades significa centrarse siempre en lo que se conoce como “el poco vital frente al… mucho trivial”. El poco vital frente al mucho trivial. Una o dos cosas que uno puede hacer y que suponen una verdadera diferencia.

La mayoría de las personas malgastan su tiempo, no porque no trabajen, no porque no estén ocupadas; se debe, a que se dedican al mucho trivial. Y por mucho que se dediquen a ello jamás supondrá una diferencia. Las personas que de verdad logran el éxito hacen unas pocas cosas, hacen las cosas adecuadas, hacen las cosas de una en una, y perseveran hasta haberlas terminado. De modo, que establezcan prioridades.

Un sistema muy sencillo de distribución de tiempo es el que se conoce como sistema ABCDE. El sistema ABCDE es muy sencillo:

1. A: significa las tareas de prioridad máxima, número 1 que se han de hacer.
2. B: representa las tareas de prioridad secundaria, cosas que se deberían hacer.
3. C: son tareas sin importancia particular, que se pueden hacer si uno tiene tiempo después de haber hecho las cosas de tipo A y las de tipo B.
4. D: es delegar.
5. E: es eliminar.

De manera, que lo que se hace es relacionar todas las metas “A” de la lista y a continuación escribir: “A 1” (la más importante), y luego escribir: “A 2” (que es la segunda meta A) y así sucesivamente. Y a continuación uno empieza a trabajar, se dedica a la meta A 1, y no se dedica a una meta A 2 o una meta B de ningún tipo hasta haber terminado la A 1. Muy sencillo.

Ahora bien, he aquí una cuestión clave para la administración del tiempo (puede valer una fortuna para ustedes como ha sucedido en mi caso) pregúntense una y otra vez, repítanlo una y otra vez hasta que les… retumbe en el interior del cerebro: “¿cuál sería la utilización de mi tiempo más válida en este momento? ¿Cuál sería la utilización de mi tiempo más válida en este momento?” Cada vez, antes de emprender cualquier nueva tarea, háganse esta pregunta y luego acostúmbrense disciplinadamente a hacer solo, lo que represente la utilización más válida de su tiempo.

Recuerden la hermosa frase de Benjamín Franklin: “si valoran la vida no malgasten el tiempo, porque el tiempo es la materia de la que está hecha la vida”. Si no están realizando la utilización más válida de su tiempo intercambien la palabra “tiempo”, por “vida” y pregúntense: “¿cuál sería la utilización más válida de mi vida en este momento?”. Y recuerden, si están dedicándose a una prioridad de segundo orden están (relativamente hablando) malgastando su tiempo, y malgastando su vida.

El paso número 5 es, la concentración del poder. Una vez más unas hermosas palabras de Charles Hodge: “la concentración del poder significa que uno hace las cosas de primer orden en primer lugar, que no hace las cosas de segundo orden”. Hagan primero las cosas de primera importancia; y perseveren hasta que las hayan terminado. Resulta sorprendente pero en el estudio de todo hombre o mujer eficaces, cuyo modo de vida se haya analizado, averiguamos que siempre se dedican en primer lugar a hacer las cosas más importantes; hacen las cosas de una en una y perseveran hasta haber determinado por completo. No hacen muchas cosas; hacen las más importantes. Las hacen bien y las llevan a término.

Saben, uno de los atributos más valiosos de la vida ejecutiva es la capacidad de llevar una tarea a su término. De modo, que una vez que se la hayan asignado, la persona que se le asignó nunca más tenga que pensar en ella.

Concentración y gestión individual. La gestión individual significa que una vez que haya tomado el tema ¡no lo deje! La mayor parte de nuestro tiempo malgastado se deriva de empezar a hacer cosas y dejarlas, y luego volverlas a emprender y dejarlas, y volverlas a emprender y dejarlas; de modo que, concéntrese exclusivamente al cien por cien, sigan con ello hasta haber terminado. En mi opinión, la capacidad de concentración es una de las capacidades más importantes para el éxito, porque no es posible ninguno, a no ser que se puede concentrar exclusivamente en su tarea más importante.

Paso número 6. Paso número 6 superar la dilación. Superar…la dilación. No es que la dilación robe tiempo, es que roba vida. Y la dilación se supera utilizando la afirmación; y la afirmación más potente de todas es decirse: “¡hazlo ahora, hazlo ahora!”.  W. Clement Stone consiguió una fortuna de miles de millones de dólares ensayando y haciendo a continuación que todos los empleados de su empresa dijeran 50 veces cada mañana: “hazlo ahora, hazlo ahora, hazlo ahora, hazlo ahora, ¡hazlo ahora!”. Impulsen ese pensamiento, imprímanlo en su mente.

Antes de aprender esta técnica sencilla yo acostumbraba a dejar las cosas para más adelante como hacemos todos; pero, cuanto más me repetía estas palabras “hazlo ahora, hazlo ahora, ahora hazlo, hazlo ahora”. Cuanto más se repiten, más se da uno cuenta de que con el tiempo tienen un efecto automático. Tienen una tendencia a impulsar a uno a iniciar una tarea, cuando la tendencia natural consistiría en retrasarla o dejarla para más adelante.

La cualidad más importante que se puede desarrollar en este sentido es lo que se conoce como “un sentido de urgencia”. Un sentido de urgencia significa que el asunto se ha de emprender y se ha de hacer rápidamente.

Dijimos antes que, el tiempo es el recurso más precioso. El tiempo es el recurso más escaso y precioso, para conseguir logros en nuestra civilización, y que las personas con un sentido de urgencia siempre son las más apreciadas en nuestra sociedad. Desarrollen lo que se conoce como “ritmo rápido”.

El ritmo rápido es esencial para el éxito. El ritmo rápido… es esencial para el éxito. Lo que esto significa, es que, cuanto más duro y más rápido se trabajen, más energía se tendrá. Cuanto más duro y más rápido se trabajen más impulso se tendrá; más cosas se lograrán. Cuantas más cosas se logren (por cierto) cuantas más tareas se concluyan, más energía y amor propio se tendrán; porque cada vez que se termina una tarea uno recibe una carga de energía positiva. Cada vez que se retrasa una tarea, ésta le cansa y deprime a uno. Así que, siempre que se pillen dejando algo para más adelante díganse: “tengo que desarrollar un sentido de urgencia, hazlo ahora, hazlo ahora, hazlo ahora”. Y luego, trabajen deprisa. Trabajen deprisa, ¡trabajen rápido! Verán que si cogen el ritmo este ritmo les permitirá hacer más en dos horas, de lo que la persona media puede hacer en todo un día.

En un estudio realizado no hace mucho, por una revista de negocios entre 104 altos mandatarios de empresas estadounidenses se averigua algo muy interesante; se les preguntó: “¿cuáles eran las cualidades que harían que alguien medrara más rápidamente en su empresa?”; dijeron que: “las dos más importantes (el 84 por ciento del total pensaba lo mismo) que las dos cualidades más importantes eran: Número 1, la capacidad de establecer prioridades. Número 2, un sentido de urgencia a la hora de emprender la tarea y terminar el trabajo”.

Y número 7, la séptima clave del éxito es, el equilibrio. Mantener equilibrio en la vida. Asegúrense de dedicar algo de tiempo todos los días a las personas próximas a ustedes. Asegúrense de dedicar tiempo todos los días a pensar en sus valores ¿qué es verdaderamente importante para ustedes? ¿Por qué están haciendo lo que hacen? ¿Qué es importante para ustedes y quiénes son las personas a las que aman? ¿Quiénes son las personas por las que sienten afecto y que sienten afecto por ustedes? Mantengan un equilibrio en su vida; que no sea todo trabajo, que no sea todo ocio, que no sea todo una cosa en concreto. Mantengan un equilibrio en su vida, dediquen tiempo a las personas queridas, trabajen bien cuando trabajen, jueguen bien cuando jueguen, administran bien su tiempo, controlen la secuencia de acontecimientos y podrán llegar a ser los que quieran ser.